Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is een organisatie met grote ambities als het gaat om duurzaamheid. De ambitie om op transparante en uniforme wijze te rapporteren over hun inspanningen op dit vlak, is al even groot. Om dit proces gestructureerd aan te pakken, vroeg TU/e aan AXXIA om hen als procesbegeleider hierin te ondersteunen. Hierbij werd een bestaande methodiek – de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) – als leidraad gebruikt. Met succes. Inmiddels gaat TU/e naar de uitvoeringsfase en wordt de duurzaamheidsrapportage stapsgewijs opgepakt. AXXIA blijft de TU/e ondersteunen, maar dan meer in de rol van expert.

CSRD voor transparant en uniform rapporteren duurzaamheidsthema’s

De CSRD werd in het leven geroepen om tot een transparante en uniforme manier van rapporteren te komen voor alle grote bedrijven in de Europese Unie (EU). Het doel van de CSRD is om de klimaatdoelstellingen van Parijs te verwezenlijken (opwarming aarde beperken tot 1.5 °C, max. 2.0 °C).

Omdat de TU/e geen BV/NV is, valt de organisatie buiten de reikwijdte van de CSRD. Toch was er vanuit de TU/e de wens om een bestaande methodiek te volgen en deze mogelijk te gebruiken om te rapporteren over de voor hen belangrijke duurzaamheidsthema’s. Enerzijds vanuit een intrinsieke motivatie, anderzijds omdat TU/e verwacht dat CSRD als monitoringssysteem de norm zal worden, ook voor niet-CSRD plichtige organisaties.  Daarnaast wil ook het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) in de toekomst naar een uniforme duurzaamheidsrapportage voor onderwijsinstellingen. Inmiddels stelde het ministerie een conceptrichtlijn op die gebaseerd is op de CSRD. Daarom besloot TU/e hier alvast op vooruit te lopen en deze methodiek al toe te passen. De organisatie vroeg AXXIA om hen daarin te ondersteunen.

Vaststellen duurzaamheidsthema’s en tijdspad

De TU/e verzamelde informatie vanuit drie invalshoeken:

  1. De dubbele materialiteitsanalyse volgens de CSRD
  2. De in de OCW concept-richtlijn genoemde duurzaamheidsthema’s
  3. De eigen duurzaamheidspijlers waar al over gerapporteerd werd.

Dubbele materialiteitsanalyse

Dubbele materialiteit is een van de kernbegrippen van de CSRD. Een dubbele materialiteitsanalyse (DMA) geeft inzicht in de duurzaamheidsthema’s die van belang zijn voor de organisatie en waarover gerapporteerd moet worden.

Bij deze analyse wordt informatie verzameld over de potentiële financiële impact op de organisatie als gevolg van bijvoorbeeld klimaatverandering. Denk aan schaarste van grondstoffen of transitierisico’s. Omgekeerd wordt in kaart gebracht welke materiële impact de organisatie heeft op mens en milieu. Is er bijvoorbeeld verlies van biodiversiteit of is er sprake van misstanden in de bedrijfsketen door toedoen van de TU/e? Deze financiële materialiteit wordt gecombineerd met impact materialiteit.

De verzamelde informatie werd gecombineerd om tot een lijst van duurzaamheidsthema’s te komen. Deze werden vastgelegd in een adviesrapport dat aan de Raad van Bestuur werd voorgelegd. Daarnaast maakte TU/e ook een plan om de rapportage gefaseerd op te pakken. Dat betekent verzameling van gegevens van ongeveer een derde van de thema’s in 2026, zodat hierover in 2027 gerapporteerd kan worden. Doelstelling is om in 2030 over alle geselecteerde thema’s te rapporteren.

Het gaat dan om thema’s als klimaatmitigatie, energie, watergebruik, afval en gezondheid en (fysieke) veiligheid van studenten en eigen medewerkers. Daarnaast is er aandacht voor de geestelijke gezondheid. Denk aan een maatschappelijk verantwoorde bedrijfscultuur, gendergelijkheid, mentale veiligheid en een gezonde balans tussen werk en privé.

Inmiddels gaf de Raad van Bestuur groen licht en kan TU/e naar de volgende uitvoeringsfase.

AXXIA als procesbegeleider

AXXIA speelde als procesbegeleider een belangrijke rol in dit traject. Binnen verschillende afdelingen werd er gewerkt aan duurzaamheid, maar er was onderling nog weinig afstemming. AXXIA-adviseurs Laura Nelissen en Joey Bansberg zorgden ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op gingen. Joey: “Er was wekelijks contact met de verschillende afdelingen en het kernteam. Dat was een flinke uitdaging. Het is een grote organisatie, met veel verschillende afdelingen. Hoe zorg je er dan voor dat iedereen de zelfde aanpak gaat volgen? We begonnen met vooral milieugerelateerde thema’s en de afdelingen waar dit relevant voor was. Social governance kwam er echter al snel bij. Daarmee haakten ook afdelingen als finance en HRM aan. Samen slaagden we er in om tot een goed plan te komen.”

Tweede fase van start

Nu de tweede fase van start gaat, verandert de rol van AXXIA en gaat Joey meer op de ‘expertstoel’ zitten. Hij zorgt ervoor dat wat de afdelingen doen in lijn is met de CSRD en kan leiden tot een duurzaamheidsrapportage. Daarnaast staat Joey het kernteam bij en neemt hij deel aan de brainstormsessies over de verschillende thema’s.

“Zoals gezegd draait de CSRD om transparantie. De methodiek is gestoeld op het op een uniforme wijze rapporteren van data, waarvan aantoonbaar is waar deze vandaan komt. Anders gezegd: de data is geborgd en is herleidbaar. Om te komen tot die data gaan de afdelingen zelf aan de slag met de duurzaamheidsthema’s die voor hen relevant zijn. Daarna bundelen we de data van de verschillende afdelingen en rapporteren we deze TU-breed op dezelfde wijze. Dat proces bewaak ik”, besluit Joey enthousiast.

Ook transparant rapporteren over duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen?

Geeft jouw organisatie ook prioriteit aan duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen? AXXIA helpt je graag om de voortgang op het vlak van ESG-prestaties (Environmental, Social & Governance) te monitoren en transparant te rapporteren. Voor grote bedrijven is de CSRD-methodiek hiervoor bij uitstek geschikt. Ben je niet CSRD-plichtig en vind je deze methodiek te veelomvattend? Voor het MKB is de VSME-standaard (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs) een uitstekend alternatief om transparant en gestructureerd te rapporteren over je duurzaamheidsprestaties.

Neem voor meer informatie contact met ons op, wij ondersteunen je graag!